Ứng dụng Digital Kanban trong doanh nghiệp sản xuất

TRIVIA – Kanban, cũng đánh vần “kamban” trong tiếng Nhật, dịch là “Billboard” (“bảng hiệu” trong tiếng Trung) cho biết “khả năng có sẵn (để làm việc)”. Kanban là một khái niệm liên quan đến sản xuất lean và đúng lúc (JIT), nơi nó được sử dụng như một hệ thống lập kế hoạch cho bạn biết phải sản xuất gì, khi nào sản xuất và sản xuất bao nhiêu.

Kanban bắt nguồn từ đâu? – Lịch sử ngắn gọn về Kanban

Tất cả bắt đầu vào đầu những năm 1940. Hệ thống Kanban đầu tiên được phát triển bởi Taiichi Ohno(Kỹ sư công nghiệp và doanh nhân) cho ô tô Toyota tại Nhật Bản. Nó được tạo ra như một hệ thống lập kế hoạch đơn giản, mục đích là để kiểm soát và quản lý công việc và hàng tồn kho ở mọi giai đoạn sản xuất một cách tối ưu.

Một lý do chính cho sự phát triển của Kanban là năng suất và hiệu quả không đầy đủ của Toyota so với các đối thủ ô tô Mỹ. Với Kanban, Toyota đã đạt được một hệ thống kiểm soát sản xuất đúng lúc linh hoạt và hiệu quả, tăng năng suất đồng thời giảm hàng tồn kho tốn nhiều chi phí nguyên liệu thô, nguyên liệu bán thành phẩm và thành phẩm.

Một hệ thống Kanban lý tưởng kiểm soát toàn bộ chuỗi giá trị từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối cùng. Bằng cách này, nó giúp tránh gián đoạn nguồn cung và dự phòng quá mức hàng hóa ở các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Kanban yêu cầu giám sát liên tục quá trình. Cần đặc biệt chú ý để tránh các nút thắt có thể làm chậm quá trình sản xuất. Mục đích là để đạt được thông lượng cao hơn với thời gian dẫn giao hàng thấp hơn. Theo thời gian, Kanban đã trở thành một cách hiệu quả trong nhiều hệ thống sản xuất khác nhau.

Phương pháp Kanban là gì ?

Trong khi kanban được giới thiệu bởi Taiichi Ohno trong ngành công nghiệp sản xuất, chính David J. Anderson là người đầu tiên áp dụng khái niệm này vào CNTT, phát triển phần mềm và công việc tri thức nói chung trong năm 2004. David được xây dựng dựa trên các tác phẩm của Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker và những người khác để xác định Phương pháp Kanban,với các khái niệm như hệ thống kéo, lý thuyết xếp hàng và dòng chảy.

Cuốn sách đầu tiên của ông về Kanban – “Kanban: Thay đổi tiến hóa thành công cho doanh nghiệp công nghệ của bạn”,xuất bản năm 2010, là định nghĩa toàn diện nhất về Phương pháp Kanban cho công việc tri thức.

Phương pháp Kanban là một quá trình để dần dần cải thiện bất cứ điều gì bạn làm – cho dù đó là phát triển phần mềm, CNTT / Ops, Nhân sự, Tuyển dụng, Tiếp thị và Bán hàng, Mua sắm, v.v. Trên thực tế, hầu như bất kỳ chức năng kinh doanh nào cũng có thể được hưởng lợi từ việc áp dụng các nguyên tắc của Phương pháp Kanban.

Cơ thể kiến thức Kanban đã trừu tượng hóa và hưởng lợi từ các tác phẩm của các nhà lãnh đạo tư tưởng khác nhau kể từ khi cuốn sách gốc được viết! Những người như Don Reinertsen (tác giả của Nguyên tắc phát triển sản phẩm), Jim Benson (người tiên phong của Kanban cá nhân)và một số người khác.

Kanban không phải là phương pháp vòng đời phát triển phần mềm hay cách tiếp cận quản lý dự án. Nó đòi hỏi rằng một số quy trình đã được áp dụng để Kanban có thể được áp dụng để thay đổi dần quy trình cơ bản.

Nhiều tổ chức bắt đầu Kanban bằng cách sử dụng một bảng Kanban vật lý phản ánh quá trình hiện tại của họ.

Các yếu tố của bảng Kanban là gì?

Một ban quản lý dự án Kanban điển hình có thể kết luận năm hợp phần:

1. Tín hiệu thị giác

Tín hiệu trực quan là những điều đầu tiên chúng ta nhận thấy trên bảng Kanban (gậy hoặc vé). Một nhóm thường viết tất cả các mục công việc vào thẻ (một cho mỗi thẻ). Mỗi thẻ có thể bao gồm một câu chuyện người dùng. Những tín hiệu trực quan này trên bảng giúp các bên liên quan nhanh chóng hiểu những gì nhóm đang làm việc.

2. Cột

Mỗi cột đại diện cho một hoạt động cụ thể soạn một “dòng công việc”. Thẻ Kanban chảy qua dòng công việc cho đến khi hoàn thành. Quy trình làm việc có thể đơn giản như “Việc cần làm”, “Đang tiến hành”, “Hoàn thành” hoặc phức tạp hơn.

3. Công việc đang tiến triển

Giới hạn công việc trong tiến độ (Giới hạn WIP) đại diện cho số lượng thẻ tối đa có thể nằm trong một cột. Ví dụ: một cột có giới hạn WIP là bốn không thể có nhiều hơn bốn thẻ trong đó. Nếu bạn có cột “tối đa”, bạn cần di chuyển các thẻ này về phía trước trước khi thẻ mới có thể chuyển sang giai đoạn đó của dòng công việc. Giới hạn WIP giúp tránh tắc nghẽn trong quy trình làm việc và tối đa hóa dòng chảy.

4. Điểm cam kết

Bảng là nơi các đồng đội đưa ra ý tưởng cho các dự án mà nhóm có thể chọn khi họ sẵn sàng. Điểm cam kết là thời điểm khi một ý tưởng được nhóm chọn và công việc bắt đầu trên dự án.

5. Điểm giao hàng

Đây là kết thúc quy trình làm việc của một nhóm Kanban. Thông thường, đây là khi sản phẩm hoặc dịch vụ nằm trong tay khách hàng. Mục tiêu chính của nhóm kanban là lấy thẻ từ điểm Cam kết đến điểm giao hàng càng nhanh càng tốt.

Các cột điển hình của bảng Kanban là gì?

Một bảng Kanban thông thường có ba cột hoặc phần:

1. To do

Cột này chứa các nhiệm vụ cần phải thực hiện và điều đó được ghi nhận bởi một thành viên trong nhóm. Một nhiệm vụ đã được khởi tạo một khi nó đã được khái niệm hóa và sau đó được thêm vào cột này. Khi bạn thêm nhiệm vụ vào phần Việc cần làm, thời gian dẫn đã bắt đầu.

2. Đang tiến hành

Phần này bao gồm các nhiệm vụ hiện đang được thực hiện bởi các thành viên cụ thể trong nhóm. Thời gian chu kỳ đề cập đến lượng thời gian cần thiết để một nhiệm vụ đi từ cột Đang tiến hành sang cột Đã hoàn thành.

3. Done

Ở đây các nhiệm vụ đã được hoàn thành, hoàn thành và giao hàng được đặt. Thời gian dẫn là lượng thời gian cần thiết để một nhiệm vụ đi tất cả các cách từ khởi tạo đến giai đoạn Done.

Những lợi ích chính của việc sử dụng bảng Kanban là gì?

So sánh với các phương pháp quản lý khác, Kanban dễ thực hiện hơn nhiều và, trong hầu hết các trường hợp, các nhà quản lý hàng đầu nhìn thấy kết quả nhanh hơn.

Được thực hiện chính xác, phương pháp này có thể giúp bạn đạt được kết quả nổi bật:

• trực quan hóa dòng công việc
• cải thiện tỷ lệ thành công trong việc giao dự án
• Tăng hiệu quả của đội
• tăng mức năng suất
• làm phong phú thêm truyền thông
• Nâng cao hạnh phúc chung của nhân viên
• giảm chất thải và nút thắt cổ chai
• giúp thực hiện cải tiến liên tục

6 thực hành cốt lõi của phương pháp Kanban

1. Hình dung dòng chảy của công việc
2. Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành)
3. Quản lý Luồng công việc
4. Làm cho chính sách quy trình rõ ràng
5. Thực hiện Vòng lặp Phản hồi
6. Cải thiện hợp tác, phát triển thực nghiệm

• Hình dung dòng chảy của công việc: Đây là bước đầu tiên cơ bản để áp dụng và thực hiện Phương pháp Kanban. Bạn cần hình dung – trên bảng vật lý hoặc Bảng Kanban điện tử, các bước quy trình mà bạn hiện đang sử dụng để cung cấp công việc hoặc dịch vụ của mình. Tùy thuộc vào sự phức tạp của quy trình của bạn và hỗn hợp công việc của bạn (các loại mặt hàng công việc khác nhau mà bạn làm việc và cung cấp), bảng Kanban của bạn có thể rất đơn giản đến rất phức tạp. Một khi bạn hình dung quá trình của mình, thì bạn có thể hình dung công việc hiện tại mà bạn và nhóm của bạn đang làm.

Điều này có thể ở dạng que hoặc thẻ với màu sắc khác nhau để biểu thị các loại dịch vụ khác nhau hoặc có thể chỉ đơn giản là các loại vật phẩm công việc khác nhau. (Trong SwiftKanban, màu sắc biểu thị các loại mặt hàng công việc khác nhau!) Nếu bạn nghĩ rằng nó có thể hữu ích, bảng Kanban của bạn có thể có Làn bơi khác nhau, một cho mỗi lớp dịch vụ hoặc cho từng loại mục công việc. Tuy nhiên, ban đầu, để giữ cho mọi thứ đơn giản, bạn cũng có thể chỉ có một swimlane duy nhất để quản lý tất cả công việc của bạn – và thực hiện bất kỳ thiết kế lại bảng sau này.

• Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành): Hạn chế công việc đang tiến hành (WIP) là nền tảng để thực hiện Kanban – một ‘Hệ thống kéo’. Bằng cách hạn chế WIP, bạn khuyến khích nhóm của bạn hoàn thành công việc trong tầm tay trước khi nhận công việc mới. Do đó, công việc hiện đang được tiến hành phải được hoàn thành và đánh dấu thực hiện. Điều này tạo ra năng lực trong hệ thống, vì vậy công việc mới có thể được kéo vào bởi nhóm. Ban đầu, có thể không dễ dàng để quyết định giới hạn WIP của bạn nên là gì. Trên thực tế, bạn có thể bắt đầu mà không có giới hạn WIP. Don Reinertsen vĩ đại gợi ý (ông đã làm như vậy tại một trong những hội nghị Lean Kanban) rằng bạn có thể bắt đầu mà không có giới hạn WIP và chỉ đơn giản là quan sát công việc ban đầu đang tiến hành khi nhóm của bạn bắt đầu sử dụng Kanban. Khi bạn có đủ dữ liệu, hãy xác định giới hạn WIP cho từng giai đoạn của dòng công việc (mỗi cột của bảng Kanban của bạn) bằng một nửa WIP trung bình.

Thông thường, nhiều nhóm bắt đầu với giới hạn WIP từ 1 đến 1,5 lần số người làm việc trong một giai đoạn cụ thể. Hạn chế WIP và đặt giới hạn WIP trên mỗi cột của hội đồng quản trị không chỉ giúp các thành viên trong nhóm trước tiên hoàn thành những gì họ đang làm trước khi tiếp nhận những thứ mới – mà còn truyền đạt cho khách hàng và các bên liên quan khác rằng có khả năng làm việc hạn chế cho bất kỳ nhóm nào – và họ cần lập kế hoạch cẩn thận những công việc họ yêu cầu nhóm làm.

• Quản lý Luồng công việc : Quản lý và cải thiện dòng chảy là mấu chốt của hệ thống Kanban của bạn sau khi bạn đã thực hiện 2 thực hành đầu tiên. Một hệ thống Kanban giúp bạn quản lý dòng chảy bằng cách làm nổi bật các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc và tình trạng công việc trong từng giai đoạn. Tùy thuộc vào quy trình làm việc được xác định tốt như thế nào và Giới hạn WIP được thiết lập, bạn sẽ quan sát một dòng chảy trơn tru trong giới hạn WIP hoặc công việc chồng chất khi một cái gì đó được giữ lại và bắt đầu giữ công suất. Tất cả điều này ảnh hưởng đến tốc độ làm việc đi qua từ đầu đến cuối dòng công việc (một số người gọi đó là luồng giá trị). Kanban giúp nhóm của bạn phân tích hệ thống và điều chỉnh để cải thiện dòng chảy để giảm thời gian cần thiết để hoàn thành từng phần công việc.

Một khía cạnh quan trọng của quá trình quan sát công việc của bạn và giải quyết / loại bỏ các nút thắt là xem xét các giai đoạn chờ trung gian (các giai đoạn Done trung gian) và xem các mục công việc ở lại bao lâu trong các “giai đoạn bàn giao” này. Như bạn sẽ tìm hiểu, giảm thời gian dành cho các giai đoạn chờ đợi này là chìa khóa để giảm thời gian chu kỳ. Khi bạn cải thiện dòng chảy, việc phân phối công việc của nhóm bạn trở nên mượt mà và dễ dự đoán hơn. Khi nó trở nên dễ dự đoán hơn, bạn sẽ dễ dàng thực hiện các cam kết đáng tin cậy với khách hàng của mình về thời điểm bạn sẽ hoàn thành với bất kỳ công việc nào bạn đang làm cho họ. Cải thiện khả năng dự báo thời gian hoàn thành một cách đáng tin cậy là một phần lớn trong việc triển khai hệ thống Kanban!

• Làm cho chính sách quy trình rõ ràng: Là một phần của việc hình dung quy trình của bạn, nó có ý nghĩa để cũng xác định và hình dung rõ ràng, chính sách của bạn (quy tắc quy trình hoặc hướng dẫn) cho cách bạn thực hiện công việc bạn làm. Bằng cách xây dựng các hướng dẫn quy trình rõ ràng, bạn tạo ra một cơ sở chung cho tất cả những người tham gia hiểu cách thực hiện bất kỳ loại công việc nào trong hệ thống. Các chính sách có thể ở cấp hội đồng quản trị, ở cấp độ làn đường bơi và cho mỗi cột. Chúng có thể là một danh sách kiểm tra các bước cần thực hiện cho từng tiêu chí loại mục công việc, tiêu chí nhập cảnh cho từng cột hoặc bất cứ điều gì giúp các thành viên trong nhóm quản lý tốt luồng công việc trên bảng. Ví dụ về các chính sách rõ ràng bao gồm định nghĩa về thời điểm hoàn thành nhiệm vụ, mô tả các làn đường hoặc cột riêng lẻ, ai kéo khi nào, v.v. Các chính sách phải được xác định rõ ràng và hình dung thường ở trên cùng của bảng và trên mỗi làn đường và cột.

• Thực hiện vòng lặp phản hồi: Vòng phản hồi là một phần không thể thiếu của bất kỳ hệ thống tốt nào. Phương pháp Kanban khuyến khích và giúp bạn thực hiện các vòng phản hồi của các loại khác nhau – các giai đoạn xem xét trong quy trình làm việc, số liệu và báo cáo của bảng Kanban và một loạt các tín hiệu trực quan cung cấp cho bạn phản hồi liên tục về tiến độ công việc – hoặc thiếu nó – trong hệ thống của bạn. Trong khi câu thần chú của “Thất bại nhanh chóng! Thất bại thường xuyên!” có thể không được nhiều nhóm hiểu theo trực giác, ý tưởng nhận phản hồi sớm, đặc biệt nếu bạn đang đi sai hướng với công việc của mình, là rất quan trọng để cuối cùng cung cấp đúng công việc, đúng sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể. Vòng phản hồi là rất quan trọng để đảm bảo điều đó.

• Cải thiện hợp tác, phát triển thực nghiệm (sử dụng phương pháp khoa học): Phương pháp Kanban là một quá trình cải tiến tiến hóa. Nó giúp bạn áp dụng những thay đổi nhỏ và cải thiện dần dần với tốc độ và kích thước mà nhóm của bạn có thể xử lý dễ dàng. Nó khuyến khích việc sử dụng phương pháp khoa học – bạn hình thành một giả thuyết, bạn kiểm tra nó và bạn thực hiện các thay đổi tùy thuộc vào kết quả thử nghiệm của bạn. Là một nhóm thực hiện các nguyên tắc Lean / Hoạt động , nhiệm vụ chính của bạn là đánh giá quy trình của bạn liên tục và cải thiện liên tục khi cần thiết và càng tốt.

Tác động của mỗi thay đổi mà bạn thực hiện có thể được quan sát và đo lường bằng cách sử dụng các tín hiệu khác nhau mà hệ thống Kanban của bạn cung cấp cho bạn. Sử dụng những tín hiệu này, bạn có thể đánh giá xem một sự thay đổi có giúp bạn cải thiện hay không và quyết định giữ nó hay thử một cái gì đó khác.

Hệ thống Kanban giúp bạn thu thập rất nhiều dữ liệu hiệu suất của hệ thống – hoặc theo cách thủ công, nếu bạn sử dụng bảng vật lý hoặc tự động, nếu bạn sử dụng một công cụ như Jira, Base,….. Sử dụng dữ liệu này và các số liệu mà nó giúp bạn tạo ra, bạn có thể dễ dàng đánh giá xem hiệu suất của bạn đang cải thiện hay giảm – và tinh chỉnh hệ thống của bạn khi cần thiết.

5 lợi ích của việc sử dụng bảng Kanban Số

Khả năng truy cập không phải là đặc quyền duy nhất của việc thực hiện bảng digital Kanban cho quy trình làm việc của nhóm bạn. Có nhiều lợi ích hơn bao gồm, nhưng không giới hạn, như sau:

1. Nó có thể tiết kiệm thời gian Là một phần của thực hành Hoạt động , việc thực hiện bảng Kanban sẽ cho phép nhóm của bạn liên tục cải tiến trong suốt quá trình phát triển. Điều này về cơ bản có nghĩa là, bằng cách sử dụng một công cụ quản lý trực quan được chia sẻ, mỗi thành viên trong nhóm có thể thấy tất cả các hoạt động liên quan đến quá trình dự án và nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, tính minh bạch được cung cấp sẽ cho phép nó được khắc phục nhanh chóng và sớm trong quá trình này. Điều này chắc chắn cho phép đủ thời gian và nguồn lực để nhóm của bạn tiếp tục sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao.

2. Nó trao quyền cho các nhóm

Vì hội đồng quản trị Kanban có thể truy cập được cho mọi thành viên trong nhóm tham gia vào một dự án, mọi người đều chia sẻ trách nhiệm đảm bảo công việc được di chuyển dọc theo hội đồng quản trị cho phù hợp và cuối cùng đến cột “Đã hoàn thành”. Có loại trách nhiệm này trong nhóm của bạn có thể thúc đẩy kỹ năng giao tiếp và hợp tác. Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm thấy một thành viên khác làm việc trên một nhiệm vụ lâu hơn dự kiến, và do đó có thể cản trở toàn bộ quá trình, họ có thể giao tiếp với nhau và thảo luận về cách họ có thể giúp giải quyết vấn đề cùng nhau.

3. Nó được thiết kế hiệu quả Yếu tố hình ảnh của bảng Kanban không chỉ là một thiết kế đẹp, mà, như đã đề cập, cho phép chúng ta xử lý thông tin dễ dàng hơn. Các bảng Kanban Số tốt nhất sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để chọn một chủ đề bố cục và điều chỉnh bảng Kanban kỹ thuật số của bạn, làm cho nó thân thiện với người dùng và có sức chứa cho mọi thành viên trong nhóm.

Bảng Kanban của bạn minh họa luồng công việc của bạn. Bố cục trực quan này giới thiệu các chuyển động trong vòng đời dự án, giữ cho toàn bộ nhóm đi đúng hướng và đi đúng hướng. Có một trợ giúp trực quan trong tay cũng sẽ đảm bảo các cá nhân không quên, và ưu tiên, các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng.

4. Nó giữ cho năng suất cân bằng Bằng cách tuân thủ các thực tiễn chung của Kanban, hạn chế số lượng công việc đang tiến triển sẽ khiến người lao động không dành thời gian cho các nhiệm vụ tầm thường. Điều này hạn chế nguy cơ quá tải công việc và dòng năng suất bị chậm lại. Việc trực quan hóa quy trình làm việc có thể đảm bảo thậm chí các luồng năng suất và giúp dự đoán thời gian phân phối dự án.

5. Nó linh hoạt Không giống như các khung quản lý dự án khác, Kanban không hạn chế. Không có thời gian pha cố định và các ưu tiên dựa trên dữ liệu gần đây nhất. Điều này làm cho nó lý tưởng cho các nhóm trong bất kỳ ngành công nghiệp nào sử dụng bảng Kanban để cộng tác, ghi lại hoạt động và theo dõi tiến trình công việc của họ.