Khi nói đến việc quản lý tài sản của bạn, bạn muốn chắc chắn rằng bạn đang chọn đúng loại phần mềm, Quản lý tài sản doanh nghiệp ( EAM ) và hệ thống quản lý bảo trì ( CMMS ) đều là hệ thống quản lý / bảo trì tài sản và giống nhau theo nhiều cách. Sự khác biệt giữa EAM và CMMS tùy thuộc vào chức năng và cách sử dụng phổ biến nhất của chúng. Chúng tôi sẽ phân tích và so sánh EAM và CMMS trong bài viết này để bạn có thể yên tâm khi biết mình đang chọn loại phần mềm hoàn hảo cho tổ chức của mình.
Nội dung
Quản lý tài sản là gì?
Tài sản có thể được hiểu là bất kỳ nguồn lực nào của công ty có tầm quan trọng trong việc hoàn thành các quy trình kinh doanh. Ví dụ, đối với một công ty Logistic, đội xe của họ là một tài sản quan trọng. Một số ví dụ điển hình về các ngành sử dụng nhiều tài sản là Máy móc và Xây dựng hạng nặng, Dầu khí, Vận tải, Logistic và Cho thuê thiết bị, v.v.
Quản lý tài sản (Asset Management) đề cập đến cách tiếp cận có hệ thống trong việc quản lý tài sản hoặc thiết bị nhằm cân bằng và cải thiện năng suất với mức bảo trì thấp, điều này dẫn đến hiệu quả chi phí thấp trong một tổ chức.
Một tài sản vật chất có thể là một thiết bị đơn giản hoặc nó có thể là một cấu trúc phức tạp khổng lồ, được cấu tạo với rất nhiều cảm biến, hệ thống cơ, điện. Các tài sản và cảm biến này yêu cầu nhiều loại bảo trì khác nhau như điện, thủy lực và cơ khí, để đảm bảo rằng chúng đang được vận hành trong khuôn khổ quy định thích hợp.
Quản lý tài sản là một quá trình theo dõi mọi thiết bị vật lý, nhỏ hay lớn của một tổ chức. Nó cung cấp thông tin chi tiết, như ai đang sử dụng thiết bị (người dùng), vị trí của thiết bị, tình trạng của thiết bị, hiệu suất của thiết bị.
Nếu một thiết bị được kết nối với một số cảm biến, thì dữ liệu cảm biến cũng cần được theo dõi. Nội dung có thể là phương tiện, thiết bị CNTT, thiết bị điện tử hoặc bất kỳ thiết bị nào khác được sử dụng trong một tổ chức.
Hoạt động quản lý tài sản xuyên suốt sẽ bao gồm :
1. Thông tin đầu vào cho các khía cạnh liên quan đến tài sản của sự phát triển kinh doanh ở giai đoạn lập kế hoạch và khái niệm về tài sản.
2. Thông tin đầu vào để phân tích tiền khả thi và khả thi cho các phát triển tài sản bao gồm phân tích yêu cầu, Thông tin đầu vào cho phân tích tài chính
3. Chuẩn bị các business case cho các hoạt động liên quan đến tài sản, có thể bao gồm chuẩn bị đề xuất, đánh giá đề xuất và tư vấn về việc chuẩn bị đề xuất
4. Phát triển các khuyến nghị cho việc mua lại, cải tiến quy trình, thay thế, tân trang
5. Quản lý Chu kỳ sống của tài sản – chi phí
6. Quản lý các dự án mua lại và / hoặc phát triển tài sản
7. Xây dựng và thực hiện các chính sách hỗ trợ logistic
8. Quản lý việc đưa tài sản vào dịch vụ cung cấp
9. Thiết lập chính sách và thủ tục bảo trì bảo dưỡng tài sản
10. Các ứng dụng của công nghệ liên quan đến tài sản e. g. phát triển Tài sản – Thiết bị mới, phát triển giám sát tình trạng
11. Quản lý các chính sách tài sản liên quan đến các yêu cầu về sức khỏe, an toàn, môi trường, an ninh
12. Quản lý thông qua cung cấp hỗ trợ vòng đời tài sản, hiệu quả và kiểm toán
13. Cơ sở bảo trì và lập kế hoạch và cung cấp nguồn lực
14. Chiến lược và quản lý thuê ngoài bảo trì 15. Quản lý cấu hình tài sản thiết bị
16. Thông tin đầu vào kỹ thuật cấu trúc và phát triển hệ thống quản lý tài sản trên máy tính
17. Thông tin đầu vào trong việc lựa chọn, triển khai và hỗ trợ người dùng đối với hệ thống thông tin quản lý tài sản
18. Đánh giá và quyết định chính sách đổi mới / thay thế / đại tu tài sản
19. Sắp xếp và thực hiện các bài kiểm tra và đánh giá về độ tin cậy và tính khả dụng
20. Triển khai lại Tài sản – Thiết bị vì lý do quản lý tài sản cũ và mới
21. Hoạt động loại bỏ Tài sản – Thiết bị
22. Nghiên cứu đặc biệt liên quan đến tài sản
23. Ý nghĩa tài sản của các phương thức hoạt động đã thay đổi
24. Chính sách cho thuê Tài sản – Thiết bị và quản lý
25. Xác định và thiết lập các chiến lược ứng phó khẩn cấp liên quan đến tài sản
26. Giới thiệu và quản lý các hệ thống liên quan đến tài sản trong toàn tổ chức bao gồm Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính, hệ thống báo cáo sự cố, hệ thống báo cáo lỗi và sự cố và ứng phó
27. Hệ thống quản lý phụ tùng và cài đặt kiểm soát phụ tùng bao gồm chính sách và quản lý các bộ phận sửa chữa có thể thay thế, phụ tùng bảo hiểm 28. Tổ chức và đánh giá các nghiên cứu và thử nghiệm thí điểm
29. Trao đổi với các bên liên quan về các chủ đề liên quan đến tài sản doanh nghiệp.
EAM và CMMS có phải là cùng 1 giải pháp ?
Thị trường phần mềm quản lý tài sản và bảo trì chủ yếu bị chi phối bởi hai loại sản phẩm: hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) và hệ thống quản lý bảo trì trên máy tính (CMMS). Hai thuật ngữ được đưa ra rất nhiều ở trên internet, nhưng không phải lúc nào cũng phân biệt rõ ràng sự khác biệt là gì, đặc biệt là khi bạn đang cố gắng quyết định mua hệ thống phần mềm cho doanh nghiệp của mình. Sự nhầm lẫn không được giải quyết bởi thực tế là nhiều sản phẩm CMMS thực sự đã bắt đầu tự quảng cáo mình là hệ thống EAM, hoặc như các sản phẩm lai giữa EAM / CMMS.
Nhìn bề ngoài, các sản phẩm này đều đưa ra những tuyên bố tương tự và dường như làm những điều tương tự. Tất cả đều hướng tới việc bảo trì; tất cả đều cung cấp đăng ký dựa trên đám mây; và hầu hết chúng đều cung cấp các tính năng bổ sung như quản lý hàng tồn kho và theo dõi tài sản. Một số gói phần mềm CMMS thậm chí còn cung cấp các tính năng theo truyền thống là miền của hệ thống EAM, chẳng hạn như mua các mô-đun hoặc các công cụ quản lý multisite. Điều này đặt ra hai câu hỏi quan trọng:
- Trong thị trường ngày nay, nơi mà kiến trúc web và ứng dụng dành cho thiết bị di động ngang bằng nhau và hỗ trợ nhiều trang ngày càng trở nên phổ biến, có sự khác biệt đáng chú ý nào giữa hệ thống EAM và CMMS không?
- Chúng ta đã đạt đến điểm mà các đường kẻ bị mờ đến mức về cơ bản chúng giống nhau chưa?
Các câu trả lời là có, có sự khác biệt và không, chúng không giống nhau. Chúng ta cần nắm rõ ở đây : không phải mọi sản phẩm tuyên bố là hệ thống EAM đều có chức năng EAM thực sự. Mặc dù đúng là ranh giới giữa EAM và CMMS không được xác định rõ ràng như 20 năm trước, nhưng hai loại phần mềm này vẫn có sự khác biệt lớn về cách tiếp cận và chức năng.
Phần mềm quản lý bảo trì CMMS – Computerized Maintenance Management Systems
Công việc quản lý bảo trì là lên lịch và thực hiện công việc bảo trì theo chu kỳ định kỳ dựa trên thời gian hoặc chu kỳ (bảo trì phòng ngừa), cung cấp bảo trì dựa trên điều kiện có được từ thông tin thu được từ thiết bị hoặc suy ra từ thiết bị (bảo trì dựa trên điều kiện & bảo trì dự đoán) và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động tài nguyên và hiệu quả.
CMMS được thiết kế theo đúng như tên gọi: hệ thống quản lý bảo trì được vi tính hóa. Những hệ thống này ra đời vào những năm 1960 với tư cách là công nghệ quản lý đơn đặt hàng công việc bằng thẻ đục lỗ thay vì tủ đựng hồ sơ và giấy. Chúng nổi lên như một phần mềm máy tính vào những năm 1980. Khi các hệ thống này phát triển, nhiều tính năng hơn đã được thêm vào để hỗ trợ nhiều nhu cầu kinh doanh hơn.
Ngày nay, hầu hết các hệ thống quản lý bảo trì trên máy tính đều có một số hình thức bảo trì phòng ngừa, quản lý tài sản và hàng tồn kho và chức năng di động. Nhiều tính năng tự hào có các tính năng bổ sung, chẳng hạn như quản lý dự án, hỗ trợ nhiều site hoặc khả năng mua các bộ phận bảo trì, sửa chữa và đại tu (MRO) từ một danh mục trực tuyến mà không cần thoát khỏi giao diện CMMS.
Mặc dù ngày càng có nhiều khả năng, quản lý bảo trì vẫn là trọng tâm của gói phần mềm CMMS. Các sản phẩm CMMS nhỏ hơn tập trung hoàn toàn vào đơn đặt hàng công việc và hồ sơ thiết bị. Ngay cả phần lớn nhất cũng không được thiết kế để cung cấp nhiều chức năng ngoài bảo trì và quản lý vật liệu MRO. Sự tập trung hạn chế này có ý nghĩa với lịch sử của họ và trong một số tình huống, thậm chí có thể được coi là một lợi thế.
Hệ thống quản lý bảo trì trên máy tính là các công cụ chuyên dụng, được sắp xếp hợp lý để quản lý các hoạt động bảo trì. Chúng không phải phục vụ nhu cầu quản lý tài sản của toàn tổ chức. Điều này để lại những khoảng trống, nhưng các doanh nghiệp có thể lấp đầy chúng bằng cách tích hợp CMMS của họ với các hệ thống phần mềm khác cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như lập lịch, mua hàng và kế toán.
CMMS là một giải pháp hấp dẫn cho các hoạt động bảo trì nhỏ cần một cách đơn giản để quản lý work order công việc, hồ sơ thiết bị và phụ tùng thay thế. Những hệ thống này không thể làm mọi thứ, nhưng chúng thường có mức giá thấp hơn so với những người anh em họ lớn hơn và mạnh mẽ hơn của chúng – hệ thống EAM.
Các chức năng chính của CMMS bao gồm:
- Tự động lập lịch bảo trì.
- Quản lý spare parts tồn kho của công ty và công tác bảo trì.
- Duy trì cơ sở dữ liệu theo dõi tài sản và thiết bị.
Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp EAM – Enterprise Assets Management
Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp được thiết kế để trở thành nền tảng thống nhất để quản lý tài sản vật chất của một tổ chức trong toàn bộ doanh nghiệp. Họ xuất hiện sau các hệ thống quản lý bảo trì được vi tính hóa, một khi công nghệ mạng cho phép các công ty liên kết các hệ thống máy tính trên nhiều địa điểm khác nhau.
Hệ thống EAM bao gồm khả năng quản lý bảo trì, nhưng chúng xem xét tổng chi phí sở hữu (TCO) đối với tài sản vật chất của công ty và cung cấp nhiều tính năng hơn để theo dõi, quản lý và phân tích hiệu suất và chi phí tài sản trong toàn bộ vòng đời tài sản, từ khi mua đến khi ngừng hoạt động và mọi thứ ở giữa, nghĩa là có liên quan đến nhiều yếu tố quản lý về mặt tài chính của 1 tài sản.
Bởi vì chúng được thiết kế cho doanh nghiệp, hệ thống EAM phục vụ mọi khía cạnh của tổ chức liên quan đến quản lý tài sản. Điều này bao gồm các chức năng như bảo trì và kiểm kê MRO, nhưng cũng bao gồm mua sắm MRO, kỹ thuật và quản lý dự án, kế toán, hoạt động, quản lý độ tin cậy, an toàn và tuân thủ, và thậm chí cả Phân tích BI để hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược ở cấp doanh nghiệp.
Kết quả của thiết kế toàn diện này là một hệ thống duy nhất chứa tất cả thông tin về tài sản vật chất của một tổ chức. Lịch sử sửa chữa, sử dụng năng lượng, chi phí vòng đời, hồ sơ bảo hành, danh mục bộ phận, đơn đặt hàng, đường dẫn kiểm tra và hơn thế nữa đều được lưu trữ trong cùng một hệ thống và bất kỳ bộ phận nào cũng có thể truy cập được.
Bảo trì có thể sử dụng hệ thống EAM để quản lý đơn đặt hàng công việc và hồ sơ thiết bị. Quản lý nguyên vật liệu MRO có thể sử dụng nó để quản lý kho và hàng tồn kho. MRO mua sắm có thể sử dụng nó để quản lý các yêu cầu đề xuất (RFP), hợp đồng và đơn đặt hàng. Kế toán có thể sử dụng nó để quản lý ngân sách và hóa đơn MRO. Vì là một hệ thống duy nhất nên mọi người đều đang truy cập vào cùng một dữ liệu — dữ liệu được tổng hợp từ nhiều nguồn trong toàn tổ chức và được cập nhật theo thời gian thực.
Ngoài các khả năng của CMMS, các giải pháp EAM thường bao gồm:
- Lập kế hoạch và phân tích vòng đời. Phần mềm mạnh mẽ theo dõi hồ sơ bảo trì lịch sử của một tài sản, cũng như hồ sơ tài chính của nó, để tạo ra các dự báo ngân sách tốt hơn và dự đoán ngày thay thế.
- Giám sát nhiều phương pháp bảo trì. Vượt ra ngoài bảo trì phòng ngừa, EAM theo dõi tất cả các số liệu cần thiết để sử dụng các kỹ thuật dự đoán và tập trung vào độ tin cậy. Tất cả ba chiến lược sau đó có thể được kết hợp để xác định trạng thái tương lai của tài sản và độ tin cậy liên tục.
- Phân tích quy trình làm việc. Là một giải pháp bao gồm tất cả, EAM có thể theo dõi quy trình công việc của kỹ thuật viên từ đầu đến cuối. Điều này làm cho nó dễ dàng hơn để tìm và giải quyết các trục trặc trong toàn bộ hệ thống.
Sự khác biệt giữa EAM và CMMS
Một cách khác để giải thích sự khác biệt chung giữa CMMS và EAM là: hầu hết các giải pháp EAM đều có khả năng CMMS, không phải tất cả các công cụ CMMS đều có chức năng EAM. Một cách khác để nói điều này là EAM rộng hơn và toàn diện hơn CMMS, nói chung tinh vi hơn và mạnh mẽ hơn về mặt ứng dụng.
Hoặc chúng ta có thể nghĩ về sự khác biệt giữa EAM và CMMS về quy mô và cấu trúc công ty. Trong một số trường hợp, các công ty có thể nâng cấp lên EAM khi họ đã vượt xa chương trình CMMS đơn giản hơn.
Một công ty có nhân viên bảo trì đa dạng hơn – ví dụ, một công ty có các nhóm bảo trì cơ khí cũng như các bộ phận bảo trì IT và Building (BMS) – có thể sử dụng nhiều giải pháp EAM hơn. Một công ty nhỏ hơn chỉ có một vài nhân viên bảo trì có thể khá hài lòng với chức năng giới hạn của bộ CMMS.
Khi nói đến lựa chọn cái nào, chỉ có bạn mới có thể quyết định hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Bắt đầu bằng cách kiểm tra các tính năng CMMS của chúng tôi và hướng dẫn yêu cầu EAM để hiểu sự khác biệt về tính năng cụ thể giữa hai tính năng. Bạn cũng xem bảng so sánh CMMS / EAM của chúng tôi để tìm ra mẫu nào phù hợp nhất với bạn.
Một lĩnh vực quan trọng khác mà EAM và CMMS khác nhau là ai đang sử dụng chúng. Đối với CMMS, thường là kỹ thuật viên, nhân viên bảo trì và đội vận hành sử dụng chúng trực tiếp để quản lý hoạt động của họ.
Phần mềm EAM cũng được sử dụng bởi các nhóm tương tự, nhưng được sử dụng bổ sung bởi người dùng ở Level C, nhóm kế toán tài chính và tuân thủ giải quyết các vấn đề về tài sản, ngân sách, v.v.
Kết Luận
Ngay cả sau tất cả các cuộc trò chuyện về câu hỏi so sánh giữa CMMS vs EAM, câu trả lời vẫn là: nó phụ thuộc vào bạn. Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý bảo trì máy tính và phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp khác nhau tùy theo hệ thống và chúng cũng bị mờ khi cả hai trở nên tiên tiến hơn.
Sự gia tăng trong việc thu thập, sử dụng và phân tích dữ liệu sẽ làm cho các loại phần mềm này trở nên toàn diện và mạnh mẽ hơn. Tương lai của các máy được kết nối với nhau và kết nối với Internet IoT đó là 1 điều kiện để theo dõi chính xác hoạt động của máy móc và tài sản hơn.
Những người có trách nhiệm xây dựng kiến trúc phần mềm cho doanh nghiệp có thể nhìn vào các hệ thống EAM và CMMS cạnh nhau để có ý tưởng về các loại tính năng và chức năng của mỗi bộ công cụ, với sự hiểu biết rằng EAM thường sẽ tổng hợp các công cụ đa dạng hơn CMMS .
Bạn nghĩ EAM / CMMS đang thay đổi như thế nào? Việc triển khai một trong những hệ thống này có thay đổi cách tổ chức của bạn hoạt động không? Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn nhé .